Kokouksen sihteerin opas

Yhdistyksen tai yhtiön hallituksen kokouksen ei tarvitse kestää tuntia enempää, kun asiat on hyvin valmisteltu ja osittain käsitelty etukäteen. Tehokas esityöskentely mahdollistaa luovan työskentelyn varsinaisissa kokouksissa.

Yhteisöjen kokouksista saadaan tehokkaita, kun kokouksen osallistujat voivat lisätä käsiteltäviä asioita ja keskustella niistä ennen kokousta virtuaalisessa asialistassa jo etukäteen. Siten varsinaisessa kokouksessa päätösasiat nuijitaan nopeasti. Erillistä esitys- tai asialistaakaan ei tarvita, kun asiat esitellään pöytäkirjaksi muokattavassa asiakirjassa. Aloitteentekijä voi asian parhaiten tuntevana kirjoittaa esittelyn suoraan sellaiseen muotoon, joka toimii pöytäkirjamerkintänä. Sihteeri kuitenkin vastaa kielellisestä selkeydestä ja tyylillisestä yhtenäisyydestä. Hän muokkaa sekä tekstiasun, että yhdistelee yhdessä puheenjohtajan kanssa keskusteltavat asiat sopivaksi katsomiin ryppäisiin.

Google Drive tehokkaassa hallitustyöskentelyssä

Googlen Drive -tuoteperhe on paitsi ilmainen 15Gt:n tallennustila netissä, se on myös ilmaisten toimistosovellusten kokonaisuus. Sovelluksia käytetään internetselaimen tai erillisten mobiilisovellusten eli appsien avulla. Google Docs on tuoteperheen tekstinkäsittelysovellus, joka mahdollistaa asiakirjan työstämisen yhtäaikaisesti usean käyttäjän toimesta. Tekstejä voi myös kommentoida ja kommenteissa käydä keskustelua. Kun kommentti on käsitelty, se piilotetaan (Ratkaistaan) kommenttiarkistoon.

Google tarjoaa oppilaitoksille ja yleishyödyllisille järjestöille ilmaiseksi myös Google for Business -paketin (Google for Education/Nonprofit). Siellä tallennustila on 30Gt ja sen kautta yhteisö saa halutessaan käyttöönsä oman domaininsa sähköpostit.

Käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet

Google Driveä voi käyttää ilman käyttäjätunnustakin, mutta sen tehokas hyödyntäminen edellyttää Googletunnusten hankkimista jokaiselle osallistujalle. Lisäksi Google sallii oman käyttäjätunnuksen hankkimista yhteisölle. Yhteisötunnuksen hankkiminen onkin suositeltavaa, kunhan tunnukset salasanoineen on tallennettu johonkin siten, että valikoitu joukko toimihenkilöitä sen löytää. Kovin laajalle joukolle ei yhteisötunnusta pidä kertoa.

Sihteerin on hyvä käyttää oman Googletunnuksensa sijasta yhteisön tunnusta perustaessaan uutta asiakirjaa tai sitten muistaa määritellä yhteisötunnus asiakirjan omistajaksi jälkeenpäin. Tämä siksi, että tulevaisuuden toimihenkilöillä – tai sihteerin sijaisella – olisi kaikin oikeuksin pääsy yhteisiin asiakirjoihin ja kansioihin. Jos sihteeri on yhtä aikaa kirjautuneena omaan profiiliinsa, on kätevä keino kirjautua yhteisöprofiiliin toisella selaimella.

Kansioiden jakaminen ryhmäpostin avulla

Yhteisölle kannattaa luoda kaksi erillistä kansiota. Hallituksen työskentelyyn oma kansionsa ja yleinen kansio, johon kerätään kaikki yhteisön jäsenille julkaistavat asiakirjat.

Hallituksen digitaalinen kansio jaetaan osallistujille kätevästi käyttäen ryhmännimi (at) googlegroups.com -postitusryhmää. Sen avulla kaikille hallituksen jäsenille voi myöntää asiakirjojen muokkausoikeuden vain yhden jakamisasetuksen avulla. Postitusryhmälle jaettaessa tulee huomioida, että ryhmässä olevien sähköpostien tulee olla liitetty henkilökohtaiseen Googletiliin tai olla muotoa jokunimi (at) gmail.com (Googlen käyttäjätunnus). Muussa tapauksessa kansioiden jako Drivessä ei toimi.

Yhteisön yleiseen kansioon, jossa sijaitsee esim. vuosikokousten pöytäkirjat, kannattaa antaa vain lukuoikeus. Jos koko yhteisön jäsenille ei ole olemassa omaa postitusryhmää, voi kansion jakaa lukuoikeuksin kaikille linkin tietäville (pitkän linkin voi tarvittaessa lyhentää). Silloin kuka tahansa pääsee selaamaan kansion sisältöä, jos vain saa käsiinsä linkin. Tarvittaessa erillisiä muokkausoikeuksia voi myöntää harkinnanvaraisesti kansioittain tai asiakirja kerrallaan.

Mainittakoon, että Gmail-postilaatikko tulee kaupantekijäisiksi Google-profiilin hankkimisen yhteydessä. Sähköpostia ei kuitenkaan ole pakko käyttää ja/tai sen voi helposti lähettää automaattisesti edelleen johonkin toiseen osoitteeseen, jota osallistuja normaalisti käyttää.

Lomakepohjan käyttö

Käytä asialista/pöytäkirjan laatimiseen valmista lomakepohjaa tai kopioi edellisen kokouksen pöytäkirja, jossa on valmiina:

ylätunniste (logo, asiakirjan nimi, päiväys, sivunumero/sivumäärä)
kokouksen nimi
aika ja paikka
osallistujaluettelo taulukkomuodossa (viivat näkyvissä, sarake osallistumismerkinnälle) ja ohje osallistumismerkinnän täyttämiseksi (T=tulossa, E=en pääse, P=oli paikalla)
asialista/pöytäkirja -otsikko ja sen alla numeroitu luettelo
vakiopykälät valmiina (esim. kokouksen avaus, lailllisuus ja päätösvaltaisuus, esityslista työjärjestykseksi, edellisen kokouksen pöytäkirja, talouskatsaus – ilmoitusasiat, muut esille tulevat asiat, kokouksen päättäminen).

Lisää käsiteltävät asiat tai muokkaa jäsenten lisäämät asiat.

Lisää uusi aihe painamalla enteriä kursorin ollessa edellisen pykälän lopussa tai seuraavan aiheen alussa. Lihavoi uusi aihe, tee pakollinen rivinvaihto (vaihto+enter) ja poista lihavointi leipätekstistä.
Kirjoita aiheen esittely siten, että sen päätöslauselma on helppo kirjoittaa kokouksen aikana (esim. päätettiin toteuttaa esitetyllä tavalla). Käytä päätöstekstissä kursivoitua tekstiä erottaen sen esittelytekstistä.
Pyri lyhyeeseen ja ytimekkääseen sanamuotoon.
Järjestä ja niputa asiat yhdessä puheenjohtajan kanssa siten, että ne muodostavat yhden keskusteluaiheen. Lisää tarvittaessa alakohtia (enter+sarkain sisentää luettelomerkin). Jos alakohdan luettelomerkki jää lihavoiduksi, paina kaksi kertaa lihavointia.

Kokouskutsu

Jos olet kopioinut edellisen pöytäkirjan uudeksi pohjaksi, tyhjennä jo käsitellyt asiat ja osallistumismerkinnät. Ennen kuin lähetät kokouskutsun, varmista että asialistalla olevat linkit, esim. linkki edellisen kokouksen pöytäkirjaan, ovat ajan tasalla.

Kun asialistapohja on valmis, kopioi sen osoite selaimen osoiteriviltä tai painamalla Jaa-painiketta. Liitä linkki sähköpostitse ryhmä@googlegroups.com -osoitteella lähetettyyn kokouskutsuun. Kehoita kutsussa jäseniä merkitsemään osallistumisensa asiakirjaan ja lisäämään tarvittavat asiat listalle.

Jos haluat säästää osallistujien aikaa, käytä sähköpostissa seuraavanlaista muotoa ajan ja paikan kertomiseksi. Tällä tavalla monet sähköpostiohjelmat osaavat tunnistaa ajan ja paikan ja tehdä siitä kalenterimerkinnän yhdellä klikkauksella.

Tilaisuuden nimi:
Aika: pp.kk.vvvv klo hh.mm
Paikka:

Kokouskutsun voi toki lähettää myös ryhmäkutsuna kalenterisovelluksesta, mutta käytännössä se saattaa hämmentää, kun osallistumisaktiviteettia kysytään sekä kalenterissa, että Google Docs -asiakirjassa. Käytännöstä on hyvä sopia etukäteen osallistujien kesken.

Sähköpostin sijasta vielä parempi tapa kutsua kokous koolle on käyttää yhteisön keskenään sopimaa pikaviestintä tai sosiaalisen median sovellusta. Sosiaalisen median tarjoamat keskustelufoorumit ovat muutenkin erinomainen lisä asioiden valmisteluun.

Liitetiedostot ja linkit

Lisää kokouksen asialistalle (esim. tiedotusasioihin) yhteisölle saapuneet ja sieltä lähteneet kirjeet. Yksityisten keskusarkistojen ohjeen mukaan ne tulee arkistoida (ks. http://www.yksityisetkeskusarkistot.fi/wp-content/uploads/
2013/09/arkistointiopas.pdf). Tee asialistalle linkki liitetiedostoon.

Älä tallenna liitteeksi sellaisia hallituksen työtiedostoja, jotka tallentuvat yhdistys-/yhtiökokouksen pöytäkirjoihin (esim. talousarviot, vuosikertomukset, yms). Käytä niiden työstämiseen Työtiedostot -kansiota, jossa voi myös olla väliaikaisia jäsentäviä alakansioita. Asialistalla voi olla linkki työtiedostoihin työskentelyn helpottamiseksi, joka tosin katkeaa kun väliaikaiset tiedostot poistetaan.

Jos halutaan tallentaa sama asiakirja kahteen eri kansioon, Drivessa sekin onnistuu valitsemalla tiedosto kansionäkymässä ja klikkaamalla Vaihto+Z. Kohdekansion valinnan jälkeen sama tiedosto näytetään sekä lähdepaikassaan, että kohdekansiossa.

Asialistassa voi olla ulkopuolisia linkkejä, esimerkiksi jonkin tapahtuman nettisivuille tai muualla Google Drivessä sijaitseviin tiedostoihin. Jos linkillä on historian tallentamisen kannalta merkitystä, kohdesivu olisi hyvä kopioida pdf-tiedostoksi pöytäkirjakansioon (ks. esim. http://www.awesomescreenshot.com).

Liitetiedostoja ei ole tarpeen numeroida.

Kokouksen aikana

Jos kokoustilassa on käytettävissä dataprojektori tai monitori, sihteeri voi reaaliaikaisesti esittää kirjauksiaan osallistujille. Tällä tavalla voidaan tarvittaessa hyväksyä pöytäkirja jo kuluvan kokouksen päätteeksi.

Tietokoneen näytön voi jakaa kahdella tavalla:

Tietokoneen ruudussa on sama näyttö kuin valkokankaalla/monitorissa.
Kokoukselle näytetään toisella selaimella (tai selaimen välilehdellä) sopivan kokoiseksi suurennettua asiakirjaa ja sihteeri työstää samaa asiakirjaa oman koneensa täysresoluutioisella näytöllä.

Etäosallistuminen

Kokouksessa voi olla läsnä myös henkilöitä, jotka haluavat omalla tietokoneellaan tai mobiililaitteellaan seurata kokousta. Tällä tavalla myös kokouksen etäosallistujat pääsevät helposti mukaan kokoukseen. Video- tai ääniyhteyden muodostamiseen on tarjolla useita vaihtoehtoja, kuten Skype, Facebook Messenger, Google Hangouts, Adobe Connect. Kahdessa viimeksimainitussa on mahdollista jakaa näyttö verkon yli. Siihen voi olla tarvetta, jos kokouksessa halutaan näyttää esitystä esim. muistitikulta. Esitystä näyttävän koneen ikkuna tai koko ruutu jaetaan silloin ryhmäkeskusteluun muiden nähtäväksi.

Yksinkertaisimmillaan yksittäinen henkilö voi osallistua kokoukseen puhelimen välityksellä. Kokous voidaan pitää myös kokonaan puhelimitse ryhmäpuheluna siten, että kaikki näkevät omilla koneillaan reaaliaikaisesti käsiteltävän agendan/pöytäkirjan Google Drivessä.

Tiedoston nimeäminen

Nimeä pöytäkirja kuluvaa vuotta varten perustettuun kansioon. Älä tee alakansioita tähän kansioon! Nimen muodostamisessä käytettävien elementtien järjestyksen voi päättää itse, kunhan on vähintään kuluvan vuoden ajan johdonmukainen ottaen huomioon jäljempänä mainitut perustelut.

Esimerkkejä:

2016-12-28_ry-hallitus
2016-12-28_ry-hallitus_ulkomaanmatkan_esite.pdf
2016-12-28_ry-syyskokous_toimintasuunnitelma-2017.pdf
2016_ry_hallitus.pdf (niputettu arkistokappale)

Tee tiedostonimi automaattisen aakkostuksen vuoksi siten, että päiväys on tuossa järjestyksessä (vuosi ensin, pvm viimeksi). Tällä tavalla koko vuosi on helppo toimintakauden lopuksi niputtaa yhdeksi pdf-tiedostoksi ja arkistoitavaksi.

Organisaatiolyhenteen (ry) voi mainita päiväyksen jälkeen, siten asiakirjahaku löytää tarvittaessa Drivekansioista oikean organisaation asiakirjat (esim. haku: ry-hallitus). Käyttäjillähän saattaa olla useampien eri organisaatioiden tiedostoja käytettävissään.

Yleensä nettikäytössä on hyvä välttää isoja kirjaimia, välilyöntejä ja skandeja. Välilyönnin korvaava alaviiva näyttää tietyissä tapauksissa nettiosoitteena paremmalta, kuin välilyönnin tai ääkkösen korvaava html-merkki. Google Drive kuitenkin muokkaa asiakirjan osoitteen joka tapauksessa pitkäksi merkkisarjaksi, joten tämä sääntö ei ole kovin tärkeä. Googlen käytäntö mahdollistaa myös asiakirjojen uudelleen nimeämisen tai siirtämisen kansiosta toiseen ilman, että sen osoite muuttuisi.

Kokouksen jälkitoimet

Tee tarvittaessa pöytäkirjan ote kopioimalla asiakirja, poistamalla siitä muut, kuin vakiokohdat (avaus, päätösvaltaisuus ja kokouksen päättäminen) ja kohta jossa on otetta koskeva asia. Jos olet käyttänyt automaattista pykälänumerointia, numeroi kohdat manuaalisesti uudelleen alkuperäisen pöytäkirjan mukaisiksi. Tulosta ote paperille allekirjoitettavaksi ja poista digitaalinen versio.

Jos pöytäkirjan otteeseen tarvitaan henkilötunnuksia (esim. pankkia varten), lisää ne vain otteeseen ja mainitse siitä pöytäkirjamerkinnässä. Näin arkaluontoisena pidettäviä henkilötunnuksia ei jää arkistoihin.

Yhdistyslaki ei suoraan velvoita allekirjoittamaan hallituksen pöytäkirjoja ja useiden käsitysten mukaan kokouksessa tarkistettu asiakirja on pätevä ilman puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitustakin. Jos hallitus on määritellyt asiakirjojen arkistoinnista, että kaikki pöytäkirjat tulee allekirjoittaa, tulosta edellisen kokouksen tarkistettu pöytäkirja liitteineen paperille, allekirjoituta ja arkistoi se.

Yhdistys-/yhtiökokousten pöytäkirjat sen sijaan tulee aina allekirjoittaa kokouksen puheenjohtajan, sihteerin ja kahden pöytäkirjan tarkastajan toimesta. Laki ei suoraan määrittele, että allekirjoitus tulisi tehdä paperille, mutta ainakaan toistaiseksi digitaalinen allekirjoitus ei ole kovin yleisesti tunnettu taito.

Vuoden loputtua

Toimintakauden päätteeksi hallituksen kaikki asiakirjat niputetaan yhdeksi arkistokappaleeksi pdf-muotoon. Kokousasiakirjojen yhdistämisen voi tehdä jossain pilvipalvelussa, (esim. pdfmerge.w69b.com). Vuoden loputtua yhdistetty asiakirja nimetään esimerkiksi muotoon: vvvv_ry-hallitus.pdf ja se tallennetaan erityiseen Arkisto-kansioon. Pdf on standardoitu digitaalisen arkistoinnin tallennusmuoto ja siten on oletettavissa, että se avautuu vielä kymmenienkin vuosien kuluttua.

Arkistokansio tulee myös varmuuskopioida johonkin toiseen tallennusvälineeseen siitä huolimatta, että Google sen lupaa varmuuskopioida. Kätevimmin varmuuskopiointi tapahtuu sihteerin omalta koneelta, johon on asennettu Google Driven synkronointityökalu. Silloin tiedostot tallentuvat sihteerin koneelle ja sieltä mahdollisesti vielä koneen varmuuskopiolle. Sihteerin vaihtuessa hän voi luovuttaa arkistojen varmuuskopiot muistitikulla säilytettäväksi arkistokansioon paperisten vuosikokousasiakirjojen lomaan.

Tiedostomuodoista

Googlen omat tiedostomuodot eivät aukea millään muulla kuin Google Drive sovelluksella. Siksi tiedostomuunnos pdf:ksi on tärkeä. Drive-asiakirjat ovat kuitenkin erinomaisia työskentelyvaiheessa eivätkä ne siinä muodossa edes kuluta Driven tallennuskapasiteettia.

Etenkin liitteeksi kopioitavat sähköpostiviestit tulee muuttaa pdf-muotoon, sillä vuoden loputtua asiakirjojen yhdistämiseen käytettävä työkalu ei tunne sähköpostin tiedostomuotoa. Sen sijaan tiedosto voi olla MS Office- tai Google Driven tiedostomuodoissa. Jos MS Officesta ladattuja tiedostoja halutaan muokata Drivessä, ne voi helposti muuntaa Drive -tiedostoiksi.