Yritysten ja yhdistysten yhteistyöverkostot tehokkaaksi

Työn luonne on digitalisoitumisen myötä muuttunut useilla aloilla viestintäkeskeiseksi, monipaikkaiseksi ja ajasta riippumattomaksi. Uudet toimintatavat antavat mahdollisuuden joustavuuteen, mutta haastavat myös työhyvinvointia ja -turvallisuutta. Grafiron koulutuspaketti opastaa, miten ryhmässä toimimista voi edistää sosiaalisen median keinoin ja miten omaa ajankäyttöä voi kehittää.

Yritysten, järjestöjen tai julkishallinnon hallinnossa sekä yhteistyöprojektien viestinnässä on nykyään käytettävissä monipuolisia ja tehokkaita työkaluja, joiden johdosta

• sähköpostitse ei enää ole viisasta lähettää muistioita ja asiakirjoja
• kokouksista tulee tehokkaampia, kun ne on yhdessä valmisteltu etukäteen
• yhdessä kirjoitettavista teksteistä ei tarvitse tehdä useita versioita
• palaverit jatkuvat tapaamisten välillä keskustelufoorumeissa
• mobiilisovellukset mahdollistavat etäosallistumisen lähes mistä ja milloin tahansa.

Yhteistyöverkostossa toimivan työryhmän jäsenten olisi hyvä osata yhtäläiset tekniset perustaidot, jotta yhteistyö sujuisi tehokkaasti. Osallistujat, joille tekniikan omaksuminen on muita helpompaa, voivat toimia tutorina ryhmässä. Koulutuspäivät voidaan jaksottaa ennalta sovitulle ajanjaksolle, esimerkiksi kolmeksi kuukaudeksi. Siten kouluttajat voivat myös antaa käytännön opastusta osallistumalla työryhmän työskentelyyn lähijaksojen välillä. Oppimiselle on siten myös paremmat edellytykset, kun tiedon omaksuminen tapahtuu käytännön toimien kautta.

Kouluttajina toimivat FT Ursula Hyrkkänen ja viestintäasiantuntija Reima Orvasto. Yhdessä tekemisen koulutukset räätälöidään aina tapauskohtaisesti. Seuraavassa joitakin aihepiirejä, joista koulutuspaketti voidaan koostaa:

Uudella tavalla rakentuva virtuaalinen työ

• yhtäaikainen (synkroninen) ja eriaikainen (asynkroninen) työskentely
• työn ja vapaa-ajan yhteensovittaminen
• uudella tavalla rakentuva työaika
• keskittymisen häiriötekijät
• työn rasittavuus ja palautuminen
• yksilölliset työn rasittavuuden analyysit

Maksuttomilla työkaluilla tehokkuutta työhön

• videoneuvottelusovellukset arkisena vuorovaikutuskanavana
• pikaviestimet ja niiden kirjoittamattomat säännöt
• ilmaiset työkalut hallinnon ja yhdessä tekemisen apuna
• miten muistat kaikki kymmenet tai sadat ja kuitenkin turvalliset salasanat?
• mobiililaitteilla työ aina tarpeen tullen saataville
• käyttäjätunnusten hallinta pilvipalveluissa
• automaattinen tiedostojen varmuuskopiointi ilman varmuuskopiointiohjelmaa pilvipalvelujen avulla

Internet-ajan käsitteet ja ilmiöt tutuiksi

• appsit, pilvipalvelut, webinaarit, yms.
• jakaminen, sosiaalinen media
• katsaus sosiaaliseen mediaan ilmiönä

Internetsovelluksilla tehokkuutta hallintoon

• asioiden valmistelu ja esikäsittely verkkosovelluksessa
• sähköposti vai keskustelufoorumi?
• hallintoprosessit yksinkertaisemmiksi
• käytännön vinkkejä asiakirjahallintaan

Yhdessä suunnittelun ja kirjoittamisen taito

• ei enää versioita ja liitetiedostoja sähköpostitse
• asiakirjan työstäminen yhteistyössä
• roolit ja vaiheet kirjoitusprosessissa
• miten kommentoit oikein?
• fyysisten tapaamisten sisältö ja merkitys
• kirjoitusprosessin vaiheet luonnostelusta ulkoasun muokkaukseen ja julkaisemiseen

Eväitä verkkotyökalupakkiin

• asiakirjapankit ja niiden arkistointiominaisuudet
• saman- ja eriaikainen tekstinkäsittely
• lomaketyökalut (ilmoittautumiset, kyselyt, yms.)
• esitysgrafiikka
• taulukkolaskentatyökalun moninainen käyttö, esim. tietokantana, josta voi suodattaa tarvittavat tiedot tai talousarvion suunnittelussa
• brainstorm ja mind map verkkotyökaluilla
• ajan ja tapaamisten sopiminen hallinta sekä toimintakalenterien käyttö
• tiedostojen käsittely ja jakamisen muodot
• sähköpostiryhmät ja osoitteiden uudelleenohjaus

Verkkoyhteisöt hyötykäyttöön

• mikä on verkkoyhteisö, mistä elementeistä se koostuu?
• Facebook – juorupalsta, pelottava mörkö vai arkipäivän työkalu
• käyttöehdot ja turvallisuusasetukset
• ryhmän perustaminen ja sen ominaisuudet
• yksilö- ja ryhmäviestien käyttö
• jakamisen asetukset omassa profiilissa
• verkkoyhteisöjen maksulliset palvelut

Esimerkki koulutus- ja konsultointiprojektista

Luova yhteisö

Esiselvitys

• Miten työyhteisö tukee luovaa työskentelyä?
• Miten liikkuva ja aikaan sitomaton työ järjestetään?
• Yksilöllinen työn kuormittavuuden mittaus (sykevälianalyysi) – palautumisen arviointi  (onko elimistöllä voimavaroja luovaan työhön).
• Miten sisäinen viestintä on järjestetty, miten se tällä hetkellä toimii, mitä palautteita siitä on saatu?
• Dokumentoinnin ja arkistoinnin prosessit.
• Valmiudet käyttää teknisiä apuvälineitä.

Hallinnon konsultaatio

• Esiselvityksen arviointikeskustelu.
• Koulutuspäivän sisältö.

Koulutuspäivä 1

• Uudella tavalla rakentuva työ.
• Hyvinvoiva ja mobiili työyhteisö.
• Johdanto sisäiseen viestintään. Esiselvityksen tuloksia ja sisäisen viestinnän teoreettinen perusta.
• Yleisiä tietoteknistä arkea helpottavia vinkkejä.
• Esiselvityksessä valittujen viestintävälineiden esittely.
• Yhdessä kirjoittamisen ja sosiaalisen viestinnän taito.
• Interaktiivisten sovellusten käytännön harjoittelu.

Seuranta

• Kouluttaja osallistuu tietyn ajan organisaation sisäiseen viestintään ja antaa proaktiivisesti opastusta.

Koulutuspäivä 2

• Luovan työskentelyn kulmakivet ja sudenkuopat.
• Digitaaliset luovan yhteistyön välineet ja niiden käyttö yrityksen valitsemassa tehtävässä.
• Hyvinvointinäkökulman palautekeskustelu.
• Kerrataan käytännön harjoittelua ja tarkennetaan ohjeistuksia.