Googlen ilmainen tekstinkäsittelysovellus Google Docs mahdollistaa usean käyttäjän samanaikaisen työskentelyn asiakirjan kanssa. Ominaisuus tarjoaa mahdollisuuden tehostaa varsinaisten palaverien kulkua, kun osa asioista on yhdessä valmisteltu ja keskusteltu etukäteen. Valmistelun voi kukin osapuoli suorittaa itselleen parhaiten sopivana aikana. Goole Docs on osa Google Drive -pilvipalvelun sovellusvalikoimaa.

Etenkin vapaamuotoisempien palaverien, kuten työyhteisöjen viikkopalaverit tai vapaaehtoisjärjestöjen hallitukset, kokouskulttuuria voi merkittävästi tehostaa Google Docs -sovellusta hyödyntämällä. Käytännössä jokainen osallistuja vie oman käsiteltäväksi haluttavan asian etukäteen valmiina muistiomerkintänä asialistalle. Siellä muut voivat kommentoida asiaa aina kokouksen alkamiseen saakka. Kokouksen sihteeri muokkaa kokouksen aikana, dataprojektorin avulla osallistujien nähden, asialistasta muistion. Jos esimerkiksi pankkitilin muutoksia varten tarvitaan pöytäkirjan ote, muistio voidaan tarkistaa jo kokouksen aikana. Näin asia voidaan hoitaa jo seuraavana arkipäivänä pankissa.

Kun seuraava kokousaika on sovittu, asialista/muistio voidaan kopioida ja muokata uutta kokousta varten. Kokouskutsu lähetetään hallituksen jäsenille sovittua kanavaa pitkin esimerkiksi sähköpostitse. Kutsuun ei tarvitse lisätä liitetiedostoa, vaan siihen laitetaan linkki kokouksen asialistaan.

Muistio voidaan tallentaa Google Drive -kansioon sellaisessa muodossa, että vain asiakirjan omistaja voi tehdä siihen muutoksia. Jos esim. lain edellyttämänä halutaan arkistoida asiakirja pitkäksi aikaa standardoidussa sähköisessä muodossa ja allekirjoitettuna, se kannattaa muuttaa pdf-muotoon. Allekirjoitus voidaan tehdä sähköisestikin, mutta useimmin asiakirja tulostetaan paperille allekirjoitusta varten. Se tapahtuu lataamalla asiakirja pdf-muodossa (Tiedosto/Lataa tiedostona) omalle koneelle, josta se haluttaessa on vietävissä uudelleen Google Drive -kansioon.

Kansiorakenne

Google Drivessä kansiorakenne näytetään sivun vasemmassa reunassa. Oma Drive on jokaisen käyttäjän henkilökohtainen näkymä, jonka alla voi olla myös yhteiseen käyttöön jaettuja kansioita. Kansion vasemmassa reunassa olevasta pienestä nuolesta avautuu alakansioiden näkymät.

Hyviä käytäntöjä:

• perusta yhteisölle oma Googletili, älä kuitenkaan jaa yhteisön käyttäjätunnuksia kuin harvoille
• tee eri käyttäjäryhmille kohdennettavaksi kullekin omat kansionsa
• käytä loogisia kansiorakenteita, esim. Yhdistys/Hallitus/Kokoukset/2016
• sijoita muistiot kansioihin vuosittain
• älä tee alakansioita vuosikansioon, siten saat halutessasi vuoden lopussa helposti yhdistettyä kaikki tiedostot yhdeksi pdf-tiedostoksi.

Tiedostot ja kansiot

Kansioita ja tiedostoja voi siirtää tarttumalla siihen hiirellä ja vetämällä se valittuun kansioon. Kansion voi siirtää myös valitsemalla sen asetuksista “Siirrä kohteeseen…” Kolmas tapa on merkitä väkäsellä halutut tiedostot ja/tai kansiot ja valitsemalla ylävalikosta “Siirrä kohteeseen…”

Toisen käyttäjän sinulle jakaman kansion voit siirtää Omaan Driveen, jolloin se on helpommin löydettävissä. Tietokoneeseen asennetun Drive-sovelluksen avulla omassa Drive-kansiossa olevat tiedostot on mahdollista synkronoida automaattisesti. Silloin esimerkiksi yhdistyksen arkisto on käytettävissä myös ilman internetyhteyttä. On syytä muistaa, että kaikki mitä teet kansiossa, tapahtuu myös muiden kansion käyttäjille. Jos poistat tiedoston omalla koneellasi, se poistuu myös Drivestä. Vastaavasti voit lisätä tiedostoja muiden käyttöön laittamalla ne oman koneesi Drive-synkronoituun kansioon.

Hyviä käytäntöjä:

• käytä tiedostonimissä sanoja, joita voi etsiä hakutoiminnolla
• luo sellainen sääntö tiedosto- ja kansionimien rakenteelle, joka toimii lajitteluperusteena. Esim. “2014-02-11 johtoryhmän muistio.” Esimerkissä on ensimmäisenä lajitteluperusteena vuosiluku, sitten päivämäärä, viittaus foorumiin ja lopuksi asiakirjan tyyppi. Haettaessa hakusanalla “johtoryhmä”, hakutulokseen listautuu kaikki näin nimetyt dokumentit ja kansiot aikajärjestyksessä.
• merkitse usein tarvittavat ja ajankohtaiset tiedostot ja kansiot tähdellä, jolloin ne löytyvät helposti “Tähdelliset” -kansiosta.

Google Driven omassa tiedostomuodossa olevat asiakirjat eivät kuluta verkkolevytilaa lainkaan. Saat muutettua asiakirjat Google Drive -muotoon käyttämällä latauspainiketta (punainen nuoli ylöspäin LUO-painikkeen vieressä). Muunnos tehdään myös avaamalla esimerkiksi Word-tiedosto Google Docs -sovelluksessa. Klikkaa hiiren oikealla näppäimellä tiedostonimeä ja valitse valikosta Avaa sovelluksessa/Google Docs.

Asiakirjan ja kansioiden jakaminen

Voit jakaa sekä kansioita, että yksittäisiä asiakirjoja. Kun kansio on jaettu, kaikki sinne perustettavat asiakirjat noudattavat samaa jakoperustetta. Yksittäisten asiakirjojen muokkausominaisuuksia voi muuttaa myöhemmin.

Oletuksena uusi asiakirja tai kansio on alisteinen yläkansion jakoperusteille. Ne voi jakaa kolmella eri tasolla:

1. Kaikki internetiä käyttävät voivat löytää asiakirjan hakukoneella
2. Vain linkin tietävät voivat käyttää asiakirjaa
3. Vain tietyt erikseen kutsutut henkilöt voivat käyttää asiakirjaa (edellyttää kirjautumista Googleen).

Kun käyttöoikeus on määritelty, voit määrittää vielä sen, mitä henkilöt voivat asiakirjalle tehdä:

1. Vain lukuoikeus
2. Oikeus kommentoida
3. Oikeus muokata

Asiakirjan perustajasta tulee automaattisesti sen omistaja. Omistajan nimi näkyy luettelossa ja hänellä on aina muokkausoikeus asiakirjaan. Omistajuuden voi halutessaan luovuttaa toiselle käyttäjälle. Esimerkiksi yhdistyksen sihteeri voi luoda asiakirjan omalla profiilillaan ja muuttaa sen omistajuuden jälkeenpäin yhdistyksen yleiselle profiilille. Näin seuraavatkin toimihenkilöt pääsevät käsittelemään asiakirjoja.

Jos kansio on tarve jakaa suurelle ryhmälle, on helpointa käyttää jakoa vain linkin tietäville. Pienemmälle ryhmälle jaon voi tehdä hyödyntämällä Google Groups -sähköpostiryhmiä. Kun pääkansion jakaa tietyn postitusryhmän osoitteelle, kaikki ryhmään liitetyt pääsevät pääkansioon ja sen alla oleviin alakansioihin tiedostoineen käsiksi.

Esimerkki:

• Yhdistys-kansio = jaettu kaikille linkin tietäville
  • alakansio Hallitus = jaettu yhdistyksen hallituksen Google Groups -ryhmälle. Jako kaikille linkin tietäville kytketään pois päältä.
• …tai Hallitus-kansio omana pääkansionaan jaettu edellä kuvatusti

Asialistan tekstinkäsittely

Asialistaa voivat muokata kaikki ne, joille on myönnetty siihen oikeus. Näin jokainen voi etukäteen tuoda omat kokousasiansa valmiiksi kirjoitettuina esityksinä asialistalle. Kokouksen kuluessa sihteeri muokkaa asialistan kokouksen muistioksi.

Vinkki: Jos joku osallistuu kokoukseen videopuhelun avulla, hän voi seurata muistiota omalta koneeltaan. Kokouksessa sihteeri voi yhtä aikaa kirjoittaa muistiota ja näyttää sen toista kuvaa dataprojektorilla tai monitorissa.

Osallistujaluettelo

• lisää asialistan alkuun taulukko, johon liität kaikki kokoukseen osallistuvien nimet etukäteen
• jätä yksi sarake osallistumismerkintää varten ja sovi käytännöstä, mitä sarakkeeseen merkitään (esim. T = olen tulossa, E = en pääse osallistumaan, P = oli paikalla)

Uuden käsiteltävän asian lisääminen

• vie kursori haluamaasi kohtaan
• valitse otsikkotyyli  (Otsikko 1)
• kirjoita otsikko ja paina enter
• kirjoita käsiteltävän asian esittely sellaiseen kielelliseen muotoon, että sen voi jättää muistioon

Tekstin muotoilu

• huomaa, että enterin painallus merkitsee kappaleen vaihtoa, jolloin ohjelma lisää automaattisesti tyhjän rivivälin sen perään (edellyttäen, että se on määritelty Normaali teksti -tyyliin). Jos tarvitset pakollisen rivivaihdon (esim. nimiluettelossa), pidä vaihtonäppäintä pohjassa kun painat enteriä.
• vältä muotoilemasta tekstiä liikaa. Jos on tarve korostaa jotakin, käytä siihen lihavointia tai kursiivia
• on hyvän kirjoitustavan mukaista välttää kirjoittamista isoilla kirjaimilla
• luettelot (kuten tämä) on hyödyllinen työkalu. Jos tarvitset monitasoisia luetteloita, paina ensin enter ja sitten sarkain
  • luettelo sisentyy toiselle tasolle
  • takaisin edelliselle tasolle pääset painamalla enterin jälkeen vaihto+sarkain
• otsikkotyylejä voi myös muokata muotoilemalla ensin tekstin ja valitsemalla sen jälkeen tyylivalikosta “Päivitä otsikko vastaavaksi.”

Vinkki: tablettisovelluksessa ei ole toistaiseksi (=tätä kirjoitettaessa) tyylien valintamahdollisuutta. Otsikkotyylin voi kuitenkin tehdä viemällä kursori olemassa olevan otsikkorivin alkuun ja painamalla “Rivinvaihto.” Jos painat rivinvaihtoa otsikkorivin lopussa, seuraavasta kappaleesta tulee automaattisesti leipätekstiä (normaali teksti).

Kommentointi

Käsiteltävistä asioista voi kätevästi keskustella jo valmisteluvaiheessa lisäämällä kommentteja ja käymällä keskustelua niissä. Kun asia on käsitelty loppuun, kommentti “Ratkaistaan” pois näkyvistä. Silloin se siirtyy kommenttiarkistoon, josta se on myöhemminkin löydettävissä.

Lisää kommentti viemällä ensin kursori sanaan, jota haluat kommentoida tai valitsemalla tietyn alueen hiirellä. Klikkaa sitten hiiren oikeanpuoleista näppäintä ja valitse Lisää kommentti. Vaihtoehtoisia tapoja ovat Lisää/Kommentti -valikko ja kommenttipainike. Myös Google Drive -mobiiliappsissa on kommenttityökalu. Se löytyy kuvakkeena sivun yläreunasta.

Google Drive lähettää oletuksena jokaisesta kommentista sähköpostiviestin kaikille niille, joille asiakirja on jaettu henkilökohtaisesti. Sähköpostimuistutuksen voi kytkeä pois päältä asiakirjakohtaisesti Kommentit-painikkeen alta löytyvästä valikosta. Kaikki/ei mitään -valinnan lisäksi voit valita vastaukset itse laittamiisi kommentteihin.

Hyviä käytäntöjä kommenteissa käytäviin keskusteluihin:

• käy keskustelut aina kommentissa, ei asiakirjan tekstissä
• pitäydy yhdessä aiheessa/kommentti
• kommenttia ei tarvitse allekirjoittaa, jos olet kirjautuneena Googleen
• kirjoita lyhyesti, käy pidemmät keskustelut jossain ennalta sovitussa keskustelufoorumissa
• ratkaise piiloon jo käsitellyt aiheet

Tiedoston käsittely ja versioiden hallinta

Asiakirjoja ei tarvitse erikseen tallentaa, Google tekee sen automaattisesti jokaisen muutoksen jälkeen. Jos nettiyhteyttä ei ole, selainversio tallentaa muutokset Offline-tilassa. Mobiililaitteissa Offline-ominaisuus pitää erikseen kytkeä päälle asiakirjakohtaisesti. Asiakirjaan tehdyt muutokset on tarvittaessa saatavissa näkyviin hyvin yksityiskohtaisesti versiohistoriasta (Tiedosto/Tarkastele versiohistoriaa). Asiakirjan voi myös palauttaa aiempaan versioon.

Asiakirjasta tehtävän kopioinnin yhteydessä ohjelma kysyy, jaetaanko se samalle kohderyhmälle. On huomattava, että kommentit ja versiohistoria eivät kopioidu. Jos kopio tallentuu väärään paikkaan, se on siirrettävissä oikeaan kansioon aiemmin esitetyllä tavalla tai suoraan asiakirjasta (Tiedosto/Siirrä kansioon).

Tiedoston tulostaminen voi olla varminta suorittaa tietokoneen omilla tulostusohjaimilla Google-tulostusikkunan sijasta. Tulostusikkunan alareunassa on sitä varten linkki: “Tulosta järjestelmän tulostusikkunalla.”

On hyvä muistaa, että tiedostojen lähettäminen sähköpostilla ei enää tänä päivänä ole viisasta. Jos haluat sähköpostitse kertoa asiakirjasta, lähetä siihen linkki. Silloin pitää vain varmistaa, että asiakirja on jaettu linkin tietäville tai että viestin vastaanottajilla on käyttöoikeus ko. kansioon.