Käsikirjoitus on usein vasta raakaversio varsinaiselle taittovalmiille tiedostolle. Raakatekstin oikeanlainen käsittely edesauttaa taittotyötä ja säästää siten myös kustannuksia. Pyydä taittajalta opastusta jo kirjoitusprosessin aikana.
Taittaja voi osallistua tekstin jäsentelyyn ja esitarkasteluun jo prosessin aikana, jos käsikirjoitus on jaettu jossain pilvipalvelussa. Kätevintä yhteistyö on ilmaisessa Google Docs -sovelluksessa, jossa asiakirjan käsittely voi tapahtua yhtäaikaisesti siten, että kukin tekstinkäsittelijä on omalla työpisteellään. Asiakirjan sisällä voi myös käydä kommenttikeskustelua, joka säästää tekijöitä hankalalta sähköpostittamiselta ja liitetiedostojen lähettämiseltä.
Taittotyön työnkulku
Grafiron suosittelema julkaisun työnkulku menee seuraavasti:
- Teksti- ja kuvasisältöjen toimittaminen
- jos toimittajia on useampia, on kätevintä käyttää tekstin muokkaukseen Google Docs -sovellusta ja sopia siellä työnjaosta
- tarvittaessa kuvat digitoidaan skannaamalla (ks. skannausohjeet) ja tallennetaan johonkin pilvipalveluun
- kuvien tiedostonimen tulisi olla lyhyt – pääasia on, että se yksilöi kuvan (yleensä digikuvien alkuperäistä tallennusnimeä ei kannata muuttaa)
- taittaja voi jo tässä vaiheessa tulla mukaan työnkulkuun ja opastaa kirjoittajia taittovalmiin tekstin tekemiseksi
- Taittoon menevän tekstin oikoluku ja hyväksyntä
- tekstin rakenne ja oikeinkirjoitus tarkistetaan pääosin tässä vaiheessa, myöhemmin tulevista tekstin muutoksista, kuvien ja muiden elementtien lisäyksistä saatetaan periä erillinen tuntikorvaus
- oikoluku on hyvä teettää jollakin ulkopuolisella, joka ei ole tekstin kanssa ollut aiemmin tekemisissä ja jolla on hyvä oikeakielisyysosaaminen
- oikoluku koskee myös kirjan kansia ja kansilehtiä
- kun tekstisisältö on valmis, sen muokkausominaisuus suljetaan ja tiedosto siirretään taitto-ohjelmaan
- Taittomallin hyväksyminen
- taittaja tekee mallisivun käytettävistä kirjasimista, asettelusta, väreistä ja sivukoosta sekä kannesta ja kansilehdistä
- Varsinainen taittotyö
- taittaja lisää julkaisun kuvat ja tekee ensimmäisen taittoversion
- Taittoversion kommentointi ja oikoluku
- taittoversio (tai osa taitosta) lähetetään pdf-tiedostona tilaajalle kommentointia varten (Adobe Acrobat -kommentointityökalu)
- versio on kätevintä tallentaa tilaajan kanssa jaettuun pilvipalveluun (esim. Dropbox tai Google Drive), jossa sitä on helppo päivittää ajan tasalle
- jos tekijöitä on useampia, pdf-tiedosto kierrätetään vuoron perään kaikilla osapuolilla
- tässä vaiheessa ei enää suuria teksti- ja kuvalisäyksiä tule tehdä, mutta pienet muutokset ovat mahdollisia
- tämä vaihe toistetaan yleensä muutaman kerran
- Hyväksyminen painoon
- kun tilaaja on hyväksynyt taiton, se on valmis tallennettavaksi kirjapainon edellyttämään muotoon (pdf-x leikkuuvaroineen)
- tässä vaiheessa kirjasta voidaan tehdä myös erilaisia sähköisiä versioita tilaajalle (esim. arkistokelpoinen pdf, jossa myös kansi ja kansilehdet tai eKirja)
- Vedos
- kirjapaino toimittaa taitosta tulosteen, jonka sekä taittaja, että tilaaja tarkistavat
- mahdolliset virheet korjataan
- Painotyön tilaus
- taittaja lähettää painotyötä varten tehdyn pdf/x -tiedoston kirjasta, kannesta ja kansilehdistä kirjapainoon
- taittaja huolehtii painotyön seurannasta ja vastaa kirjapainosta mahdollisesti tuleviin kysymyksiin
- Sähköiset versiot
- jos tilaajan kanssa on sovittu sähköisten versioiden, kuten pdf- tai ePub-taitoista, ne tehdään kun painoversio on hyväksytty
- jos tilaus koskee ensisijaisesti ePub-taittoa (joustava asettelu), se toteutetaan ensin ja sen jälkeen pdf-taitto
- myös sähköinen versio oikoluetaan ja hyväksytään tilaajan toimesta
Taittotyön aikana on usein tarpeen käydä tarkentavaa keskustelua yksityiskohdista. Siihen tarkoitukseen voi käyttää keskusteluvälineenä jotakin pikaviestintä, kuten Facebook Messenger tms. Niin kauan, kuin työnkulku tapahtuu Google Docsissa tai vastaavassa, keskustelu on syytä käydä asiakirjan kommentointityökalua hyödyntäen.
Työnkulku toteutetaan kuitenkin aina asiakkaalle parhaiten sopivalla tavalla. Viestintävälineistä ja -tavoista sovitaan tilauksen yhteydessä.
Ohjeita julkaisun kirjoittajalle
Seuraavassa muutamia yleisiä ohjeita taittotyötä tilaavalle kirjoittajalle:
- Jos mahdollista, käytä tekstinkäsittelyohjelman automaattisia tyylitoimintoja (katso Word-ohje). Ainakin leipäteksti ja otsikkotasot olisi hyvä merkitä selvästi erikseen tyyleillä. Tyylien ulkoasulla ei tässä vaiheessa ole merkitystä, siitä päätetään vasta taitto-ohjelmassa. Käsikirjoituksen leipätekstityylissä on hyvä käyttää automaattista riviväliä kappaleen jälkeen sekä vasenta asettelua.
- Älä käytä kahta tai useampaa näkymätöntä merkkiä (kuten välilyönti, rivinvaihto tai kappaleenvaihto) peräkkäin. Huomaa, että rivinvaihto (vaihto+enter) ja kappaleenvaihto (enter) ovat eri asioita. Esimerkiksi runotekstissä tarvitaan pakollisia rivinvaihtoja tekstin rytmittämiseksi.
- Sarkainten (tabulaattori) sijasta on usein tarpeen käyttää taulukko-ominaisuutta sarakkeiden luomiseksi.
- Merkitse julkaisuun tulevat kuvat selkeästi käyttämällä tiedostonimiä. Kuvan paikka on hyvä merkitä muusta tekstistä erottavalla tavalla esimerkiksi käyttämällä jotain erikoismerkkiä tiedostonimen edessä. Kuvatekstin voi kirjoittaa tiedostonimen jälkeen ja kuvan sijoittelua koskevia ohjeita esim. seuraavasti:
- Kun kommentoit taittoversioita, käytä Adobe Acrobat Readerin kommentointityökalua. Kysy taittajaltasi ohjeita sen käyttöön.
Ohjeet kuvien skannaamiseen
On suositeltavaa, että paperiset valokuvat annetaan taittajalle skannattavaksi. Taittaja joka tapauksessa käsittelee kuvat painoa varten. Jos painoprosessi on värillinen, harmaasävykuvatkin voidaan lievästi sävyttää esim. sepian ja sinisen yhdistelmällä. Siten kuvista saa elävämmän näköisiä.
Jos skannaus halutaan tehdä itse, noudata seuraavia ohjeita:
- Kuvia ei tarvitse irroittaa alustastaan, esim. albumista.
- Tarkista, että skannerillasi voi rajata kuva-alueen. Monitoimiskannereissa tai kopiokoneissa kuvakoko on yleensä automaattisesti A4, jolloin suurin osa kuva-alueesta jää valkoiseksi ja itse kuvan koko liian pieneksi. Yhdessä kuvatiedostossa tulee olla vain yksi kuva.
- Puhdista kuvasta pölyt ennen lasitasolle asettamista. Tarkista myös että lasitaso on puhdas.
- Valitse oikea resoluutio ottaen huomioon sen tulostuskoko. Kirjaa varten skannatun kuvan pisimmän sivun koko tulisi olla n. 2000–3500 pt ja resoluution 300 dpi. Suuremmille tulosteille tarvitaan suurempia tarkkuuksia.
- Käytä CMYK-värimoodia, jos kuvaa käytetään offset-painoon menevässä työssä. Jos painotapa ei ole vielä selvillä (digi/offset), käytä varmuuden vuoksi CMYK-moodia. Taittaja tekee myöhemmin muunnoksen digitaalipainon edellyttämään RGB-moodiin. Näytöllä esitettävien kuvien resoluutioksi riittää 72 dpi ja värimoodiksi sopii paremmin RGB.
- Myös mustavalkokuvissa voi käyttää väriprofiilia, etenkin jos kuva on patinoitunut. Jos tarkoitus on värittää kuva, harmaasävymoodi saattaa sopia paremmin.
- Tallenna kuva mieluiten häviöttömään .tiff-muotoon. Kuvien tallennusnimi voi olla skannerin automaattisesti tarjoama numerosarja tms. yksilöinti. Tee tallennetuista kuvista kansio johonkin pilvipalveluun, josta ne on helppo jakaa taittajan käyttöön. Digitaalikuvat voi luovuttaa taittoon myös .jpg- tai png-muodossa.